Assistant(e) Achat

A propos de nous

L’Agence de Mutualisation des Universités et Établissements (Amue) est un groupement d’intérêt public qui a pour missions de mutualiser les ressources universitaires, de développer et de diffuser, au bénéfice de ses 180 adhérents (établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche), des systèmes d’information et des services qui participent à l’efficience de leur gestion et facilitent l’exercice de leurs missions.

Dans ses différentes actions, l’Amue couvre 12 domaines métiers (formation et vie de l’étudiant, recherche, ressources humaines, finances, achats, pilotage, patrimoine, développement durable, santé et sécurité, gestion de projet et conduite du changement, juridique, qualité). L’Amue a également une activité de centrale d’achats permettant de mutualiser les procédures de commande publique entre ses adhérents.

Dans le cadre de sa centrale d’achats, l’Amue propose 11 accords-cadres à ses adhérents, couvrant notamment le périmètre du matériel informatique (Matinfo), des déplacements professionnels (Mission ESR) ou des commissaires aux comptes.

Pour remplir ses missions, l’Amue est structurée en deux départements de production. Le Département Solutions & Services pour les Établissements (DSSE) qui a la charge du déploiement, de la maintenance et de l’assistance des systèmes d’information proposés aux adhérents et porte le développement de nouveaux projets et le Département Développement et Accompagnement des Compétences (DDAC) qui assure la formation et l’accompagnement des établissements sur les aspects métiers, systèmes d’information et organisationnels.

Le poste d’assistant(e) de domaine achats, en appui aux chargées de domaine et à la centrale d’achats est positionné au sein du DDAC.

Le DDAC est une équipe de 23 collaborateurs, comprenant 14 chargés de domaine, 3 consultants de formation, 4 assistantes, 1 directeur, 1 directrice adjointe et 1 assistante de direction.

Les chargés de domaine mettent en œuvre des actions d’accompagnement en direction des établissements, sous forme de formations, conférences, webinaires, fiches pratiques, guides. Ils animent les communautés métiers de leur domaine, à travers des dispositifs d’échanges et de co-construction de bonnes pratiques entre établissements. Les consultants de formation assurent la construction et la diffusion des formations métier et SI, avec l’appui de concepteurs/formateurs issus des établissements adhérents et des chargés de domaine. Ils interviennent également en conseil métier auprès des équipes du département Solutions & Services pour les Établissements (DSSE) et du pôle stratégie et transformation du numérique de l’Amue.

L’assistant(e) du domaine achats est positionné(e) en tant qu’appui auprès des chargées de domaine achats et a pour mission d’accompagner et d’appuyer les actions d’accompagnement et de la centrale d’achats décrites ci-dessus. Elle ou il mène son action en lien étroit avec les autres assistants (es) et le directeur du département ainsi qu’avec le service des affaires juridiques de l’Amue. Son action se réalise également en étroite relation avec les établissements adhérents. Ce poste est sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de département et la responsabilité fonctionnelle des chargées de domaine achats.

Votre mission, si vous l’acceptez

Vous êtes en appui pour faciliter la réalisation et le développement des activités du département développement et accompagnement des compétences en matière d’achats. Vos missions principales sont :

+    Appuyer les chargés (es) de domaine dans le développement de leurs actions ;

+    Participer activement à la relation et la communication à destination des établissements dans le domaine achats en contribuant à l’animation du réseau des acheteurs des établissements d’enseignement supérieur et de recherche ;

+    Aider au pilotage et au suivi des accords-cadres portés par la centrale d’achats ;

+    Réaliser des actions de secrétariat et d’appui à l’organisation des évènements portés par le domaine achats.

Activités :

Relations Adhérents

+        Être le point d’entrée des adhérents de l’AMUE

+        Diffuser les informations relatives aux marchés en cours

+        Réaliser les plaquettes de communication en lien avec le service concerné

+        Diffuser les documents relatifs aux marchés en cours ou nouveaux marchés à déployer

+        Suivre les listes de diffusion

+        Réaliser les enquêtes sur demande des chargées de domaine

+        Assurer un « filtrage » des demandes adhérents

+        Relancer les adhérents dans les différents chantiers en cours et consolider les données

Relations fournisseurs

+        Gérer les rendez-vous fournisseurs ou prospects

+        Recueillir les données de reporting et de relance des fournisseurs

+        Assurer de façon ponctuelle le sourcing

+        Gérer une base fournisseur

En interne

+        Contribuer au suivi des marchés

+        Assurer le secrétariat des deux chargés (es) de domaine : rédaction et diffusion de CR

+        Organiser l’archivage numérique des marchés

+        Produire et mettre à jour des tableaux de suivi des marchés et des chantiers achats en cours et gérer la programmation à venir

+        Assurer la logistique des évènements organisés par les chargées de domaine

+        Suivre les courriers

+        Gérer les missions des intervenants externes à l’Amue sur la Centrale d’achat

Institutionnel

+        Collecter les données pour les instances ou organisations principales de l’environnement de la commande publique

 

Localisation

Le poste est implanté à Paris.

Des déplacements ponctuels à Montpellier et dans les établissements sont à prévoir.

Statut

Fonctionnaire : détachement sur contrat ou mise à disposition.

Contractuel : contrat de droit public de 3 ans (renouvelable une fois puis reconduction sur un CDI).

Avantages

+          35h par semaine

+          Titres repas

+          Télétravail : jusqu’à 3 jours par semaine

+          Comité d’entreprise, journée du personnel, Noel d’entreprise

+          Mutuelle : prise en charge jusqu’à 15€ par mois sous réserve des justificatifs

Salaire

Entre 28 K€ et 35 K€ par an selon profil

Le profil idéal

Savoir

+        Maitriser l’environnement juridique des marchés publics

+        Connaitre les règles de fonctionnement d’un service achat / marchés

+        Connaitre les processus achats et marchés

+        Connaitre la chaine de paiement dans l’environnement public

Savoir-faire

+        Gérer plusieurs tâches de front

+        Avoir des qualités rédactionnelles

+        Maitriser les outils informatiques usuels

+        Rechercher des données, des informations

Savoir-être

+        Sens du service client

+        Rigoureux

+        Curiosité intellectuelle

+        Discrétion professionnelle

+        Autonome

+        Esprit d’équipe

+        Faculté d’adaptation à des interlocuteurs et environnements multiples

+        Avoir le sens de l’organisation

Profil recherché

+        Profils issus d’une formation en droit ou en administration ou commerce

+        DUT gestion administrative et commerciale des organisations

+        Gestionnaire marchés publics